Evolución

Es un concepto fuerte.  Implica dejar atrás lo que no se adapta, lo que no cambia, para dar paso a lo adaptable, a lo cambiante.  Estamos ya en el 2015, llevamos 15 años del siglo XXI, y aún hay miles, quizá millones de empresas que siguen operando, administrando, y  comunicándose como en el siglo XX.

Ojalá fuera con tecnología del 2000, sin embargo, muchas empresas operan con fórmulas de los años 80`s.  Es decir, operan y funcionan ¿? con sistemas, procesos y métodos de hace más de 35 años.

De ninguna forma creo que sea un pecado, error o falta de liderazgo.  Lo que si creo es que el tiempo que usan para hacer lo que hacen, se puede reducir dramáticamente a velocidades que quizá jamás imaginaron alcanzar.  Esto de la mano de reducción de costos, mejoramiento del ambiente laboral, y muchos otros beneficios que a continuación, espero poder transmitir simplemente.

Tecnología

Me encanta esa palabra.  Fonéticamente es fuerte, armónica y con cadencia.  Conceptualmente es fascinante.  El origen de dicha palabrita es el siguiente:

tecnología.

(Del gr. τεχνολογία, de τεχνολόγος, de τέχνη, arte, y λόγος, tratado).

1. f. Conjunto de teorías y de técnicas que permiten el aprovechamiento práctico del conocimiento científico.

2. f. Tratado de los términos técnicos.

3. f. Lenguaje propio de una ciencia o de un arte.

4. f. Conjunto de los instrumentos y procedimientos industriales de un determinado sector o producto.

Resalto en azul, los conceptos que considero son los más apropiados para este tema.  Este conjunto de teorías y técnicas para aprovechar prácticamente el conocimiento científico, de la mano con, el lenguaje propio de una ciencia o un arte, detona en mi mente, una serie de asociaciones, que parecen fuegos artificiales.

En la empresa

En cada empresa, y de hecho en nuestras vidas, desarrollamos tecnologías.  ¿O acaso no tenemos nuestros propios métodos, teorías, y técnicas para aprovechar nuestras experiencias?  Y verdad que desarrollamos un lenguaje propio al interior de nuestras empresas, nuestras familias y la forma en que actuamos y nos conducimos por la vida.

Es de quien la trabaja

Si bien nuestra empresa ya cuenta con determinados sistemas, procesos que hacen funcionar como un universo en pequeño; cada uno de estos procesos, puede ser digno para desarrollar una reingeniería (concepto de los 90) re-invención, re-imaginación, y re-diseño.  Esto quiere decir, que podemos, no importando cuál sea la etapa de nuestra empresa (inclusive, si eres un profesionista independiente) re diseñar y diseñar nuevas formas de hacer las cosas.

Mundo de causa/efecto

Bien te has dado cuenta, que este mundo opera con leyes físicas.  Que solamente cuando nosotros hacemos algo, las cosas suceden.  Es decir, si hoy no te sientas a hacer esa propuesta para tu cliente, tampoco la delegas, la propuesta no se va hacer solita.  Y si queremos hacer que nuestra empresa sea más eficiente, más rápida, y que pueda hacer lo mismo que hace, en menos tiempo, sigue leyendo.

procesos

La tecnología es un acelerador

1990: tienes a 5 gerentes en diferentes puntos del país, te suben un insumo de tu cadena de producción.  Tienes que reunirte físicamente con todos ellos para tomar decisiones de precios.  Inviertes en los boletos de avión de tus 5 gerentes, les mandas un bip, para que se reporten.  Pasan 3 días, llegan tus gerentes.  Dejan de hacer lo que estaban haciendo para atender la reunión.

2015: tienes a 5 gerentes en diferentes puntos del país, te suben un insumo de tu cadena de producción.  Tienes que reunirte con ellos para tomar decisiones de precios.  Envías un mensaje al grupo de Facebook, Yammer, o Whatsapp, para convocar a una reunión en 30 minutos, vía Hangouts o Skype (puaj).  La reunión se lleva al cabo con cada gerente de manera simultánea, uno en un restaurante, otro en la sala de juntas del hotel, otro en el taxi hacia una cita.  Acuerdan nueva estrategia.  Ahorraste tiempo, dinero y tus gerentes siguen trabajando.

Así de diferente se puede trabajar con las herramientas existentes.  Y no solo como en este caso simple que acabo de redactar, si no que cada proceso de nuestra empresa, se puede acelerar con herramientas digitales.

Los ingredientes

Ok, digamos que te topaste con este post, y decides seguir leyendo, por que quieres saber como implementar algunas herramientas al interior de tu empresa o de tu vida.  Para hacer cualquier receta nueva, requerimos ingredientes además de la fórmula para cocinar:

ingredientes

Ingrediente Número 1: La aceptación

Es más que necesario aceptar que las cosas han cambiado.  Si nos aferramos al pasado, será difícil crear el futuro.  El pasado es una referencia para su análisis en el presente y la creación de un futuro más prometedor.  Cuando aceptamos que es posible hacer mejor lo que ya hacemos bien, nuestra actitud cambia por completo, aceptamos los cambios, y con una mente fresca, seleccionemos que herramientas nos pueden ayudar.

Ingrediente Número 2: Observación

Cuando observamos objetivamente nuestros procesos, podemos detectar áreas de oportunidad.  Si mapeamos nuestros procesos, o si ya los tenemos mapeados, es much más fácil, iniciar una búsqueda de qué herramienta podemos usar, para esos procesos en específico.

Desde que tengo acceso a internet, mi forma de buscar información sufrió un cambio radical.  Ahora, cada vez que me surge un problema o necesidad, en cuanto a procesos, busco información o herramientas que puedan usarse para resolver mi problema.

Por ejemplo, manejo varias sucursales, o quizá mi equipo de trabajo está en diferentes plazas o ubicaciones geográficas.  Antes, teníamos que viajar una vez por semana para reunirnos.  Lo que hago es buscar en internet: herramientas para trabajar a distancia.  O herramientas para trabajar por internet.  Y cuando aparecen los resultados a esta búsqueda, empiezo a ver, varias cosas:

  1. que no soy el único que tiene esa necesidad
  2. que hay muchas herramientas que resuelven mi necesidad
  3. que existen muchas posibilidades de mejorar mis procesos

Ingrediente Número 3: Atreverse

Ok, encuentro la herramienta, y para continuar con el ejemplo, me encuentro con Google Drive, una herramienta de Google que permite crear, archivar, compartir, editar, y trabajar colaborativamente, sobre cualquier documento de ofimática, gráfico o de video.  Es decir, puedo hacer presentaciones tipo Powerpoint, Documentos tipo Word, Excel, dibujos como Visio.

También me permite abrir documentos, incorporarles imágenes, videos, texto y compartirlos mediante un enlace.  Esto quiere decir que no necesito mandar por email, un documento en powerpoint que pesa 235 MB por que está repleto de imágenes, esquemas y videos.  Simplemente mando el enlace, y su receptor lo abre, directamente desde su smartphone, tablet o laptop, y accede al documento que está en la nube.  Así es, la nuuuube.

Quizá, nunca antes habías hecho esto, cómo tampoco habías enviado una fotografía desde tu smartphone.  O abierto una cuenta en Facebook, o descargado una canción de internet.  En algún momento, te atreviste a hacerlo.  Ahora, seguramente, hasta grupos de whatsapp tienes, y mandas memes todos lo días a tus amigos para compartir la broma.

Ingrediente Número 4: Prueba qué te funciona

Con cada necesidad que me ha surgido en mis procesos empresariales, y personales, he buscado y encontrado herramientas.  Me gustan las herramientas, y obviamente la tecnología.  Creo que nos hace mucho bien, usar la tecnología para mejorar, todo lo que hacemos.

En el caso de herramientas para la administración de proyectos y de forma colaborativa, he usado cientos de herramientas, literalmente, cientos (osea más de cien) y cada una tienes sus características, funciones y beneficios.  Algunas son gratuitas y otras de paga.  Algunas ofrecen interfaces muy visuales bien diseñadas y otras son 100% creadas por ingenieros (sin ofender).

Cuando usas las herramientas, al principio, te costará trabajo adaptarte.  Y si así sucede, rápidamente sabrás si la herramienta te sirve a ti, a tu equipo y hasta tus clientes.

Ingrediente Número 5: Experimenta en cabeza ajena

Durante tu investigación de herramientas, investiga en foros, que se dice de la herramienta, ve tutoriales en YouTube, dile a tu equipo que las utilice, vean en conjunto que si les funciona y que no.  Generalmente verás que, dependiendo de la naturaleza de tu equipo, con dos o tres herramientas, en ocasiones es más que suficiente.

Si eres usuario de Facebook, Twitter, Google+, Tumblr, o cualquier red social, hazte la siguiente pregunta:

¿de qué forma puedo usar esta herramienta, para mejorar mis procesos?

Cuando planteamos esta pregunta a nuestra mente, las respuestas empiezan a surgir.  Quizá te des cuenta, que puedes armar un grupo secreto en Facebook con todas las promotoras de una unidad de negocios; quizá puedas hacer cuentas en twitter para tus empleados, y que estén protegidas, para que no salga la información al exterior.

Puedes usar Google+ y con la herramienta de comunidades, puedes usarla como red social interna, en la que todos los empleados, pueden publicar sus procesos, compartir documentos, comentar, tener reuniones virtuales, videollamadas, y todo esto de forma gratuita.

Ingrediente número 7: Implementar y evaluar

Dale tiempo al tiempo.  Mide los tiempos que tienes actualmente antes de usar la herramienta.  Si te llevaba antes una semana planificar un proyecto, ve si realmente mejoraste en tiempo, calidad y sobre todo, como te sentiste.

La tecnología, como comenté más arriba, es un acelerador, y si te gusta la velocidad, puedes sacarle mucho provecho a el universo digital, para poner en funcionamiento el mundo físico.

medir

Te dejo una lista de algunas herramientas que utilizo para mis procesos:

Trello

Esta es mi favorita, puedes organizar desde una simple lista de tareas, hasta el diseño de una nave espacial. Es intuitiva, visual, y la curva de aprendizaje es mínima.  Hay para todos los dispositivos móviles y versión web.  Una belleza de herramienta.

trello

Evernote

Otro de mis favoritos. Puedes capturar notas, imágenes, ideas, fotos, listas de tareas, cosas por hacer, compartir las notas y chatear en linea con tu equipo.   Disponible para todos los dispositivos móviles, sistemas operativos y mentalidades.

evernote

Google Drive

A diferencia de dropbox, Google Drive, es un almacenamiento digital en esteroides. Es mi herramienta de todos los días, desde la planificación estratégica, gestión de documentos, colaboración en línea.  Permite trabajar con decenas de personas en los documentos en tiempo real.  Es un must.  Puedes crear hojas de cálculo, presentaciones, documentos, dibujos, compartir y almacenar fotografías, documentos PDF, compartir archivos pesados.

google drive

Hangouts

Es un sistema de videollamadas y colaboración en línea.  Permite tener conversaciones en vídeo con 10 participantes en total. Además, puedes compartir pantalla, presentaciones en línea.  Ideal para impartir capacitación on-line.  Puedes publicar y transmitir tus Hangouts mediante tu canal de Youtube para llegar a más gente.  Disponible para dispositivos móviles.

hangouts

Sunrise Calendar

Este calendario se ha vuelto mi favorito.  Además de que puedes integrar y sincronizar tu calendario de Gmail en el, te permite, sincronizar con tus calendarios de Trello, de Evernote y de ToDoist.

Esto lo convierte en un super calendario, en donde puedes ver, todas tus deadlines, todas las notas de Evernote, ToDoist, y sus fechas de vencimiento, te aparecen en el Sunrise.  Esto lo convierte en una especie de tablero de control para todos tus proyectos, y tareas.   Disponible para todas las plataformas.   Y el diseño es intuitivo, y te agrega íconos dependiendo del tipo de acción o cita que agendes.

sunrise calendar

Espero de verdad, que esta información sea de utilidad, para tí, para tu empresa.  Si conoces a alguien que pueda servirle, agradeceré le compartas el post.  Gracias.

Forma de Contacto

 

Verificación